Юридические советы

Ведущий документовед квалификационные требования

Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

Должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления; порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем; порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов; организацию архивного дела; нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; методы проектирования и актуализации баз и банков данных; основы эргономики, социальной психологии, социологии; документообразование; отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации.

Документовед I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет.

Документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет.

Документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

Комментарии к должности

Приведенные выше квалификационные характеристики должности «Документовед» предназначены для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом в различных организациях. На основе этих характеристик разрабатывается должностная инструкция документоведа, содержащая права и ответственность работника, а также конкретный перечень его должностных обязанностей с учетом особенностей организации и управления деятельностью предприятия (учреждения).

При составлении должностных инструкций руководителей и специалистов необходимо учесть общие положения к данному выпуску справочника и введение с общими положениями к первому выпуску справочника должностей.

Обращаем ваше внимание на то, что одинаковые и схожие наименования должностей могут встречаться в разных выпусках ЕКС. Найти схожие названия можно через справочник должностей (по алфавиту).

Читайте также:  Заявление в печатном виде или от руки

Чем занимается документовед? Должностные обязанности этого работника отражены в специальной инструкции. В каждом образовательном учреждении есть такая должность. Подробнее рассмотрим полномочия и обязанности такого специалиста.

Пункты инструкции

Должностные обязанности документоведа в образовательном учреждении состоят из нескольких моментов:

  • общего положения;
  • профессиональных обязанностей;
  • прав;
  • ответственности.

Рассмотрим каждый пункт в отдельности. Выявим основные направления деятельности.

Должностные обязанности документоведа

Начнем с основных моментов. Должностные обязанности документоведа в учреждении:

1. Данный сотрудник занимается разработкой и внедрением технологических процессов деятельности с важными бумагами, информацией на их основе с применением вычислительной техники. Он обязан проводить учет, хранение документов. Контролировать исполнение, заниматься справочной деятельностью.

2. Предложения по модернизации условий труда проводит именно документовед. Должностные обязанности данного сотрудника подразумевают планирование, совершенствование управления внутри организации.

3. Этот сотрудник принимает эффективные меры по систематизации состава информационных показателей и важных бумаг, сокращению их численности, оптимизации потока.

4. В должностные обязанности документоведа в школе входит выписка справок учащимся для проезда в поездах дальнего следования, предъявления по месту требования.

5. Он участвует в выборе бумаг, которые передаются на государственное хранение, организует сохранность и экспертизу их ценности.

6. Изучает и систематизирует возможность применения автоматизированных систему управления и информационных технологий в современном делопроизводстве.

7. Разработкой нормативно-методических актов, связанных с организацией, занимается документовед.

Должностные обязанности данного специалиста индивидуально разрабатываются в каждой организации, учитывая ее специализацию.

Что важно знать

Для того чтобы успешно справляться с теми обязанностями, которые предъявляются к сотрудникам, необходимо владеть определенной информацией. Должностная инструкция документоведа содержит несколько пунктов, связанных с уровнем подготовки таких специалистов. Это:

  • владение нормативными и законодательными актами, распоряжениями, постановлениями, приказами, иными руководящими документами органов, связанных с документационным обеспечением управлением;
  • знание порядка планирования, проектирования, технологии деятельности на основе управления;
  • применение методов исследования, проектирования, анализа, формирования документационных систем;
  • владение основами программирования, методами актуализации баз данных;
  • знание основ социальной психологии, социологии;
  • использование отечественного и зарубежного опыта в сфере документального обеспечения управления;
  • владение основами экономики, трудового законодательства;
  • соблюдение правил внутреннего распорядка в организации;
  • знание норм и правил охраны труда.

Основные требования к квалификации

Подробнее рассмотрим вопрос: документовед — должностные обязанности? Квалификационный справочник предполагает две категории таких сотрудников в образовательных (и иных) учреждениях.

Специалист I категории должен иметь высшее профессиональное образование, а также стаж работы в должности документоведа не меньше трех лет.

Специалист II категории также имеет высшее профессиональное образование, стаж деятельности не меньше года.

Общие положения

Должностная инструкция документоведа разрабатывается индивидуально в каждой организации на основе типового образца.

  1. Данный сотрудник относится к категории специалистов.
  2. Принимается на такую должность лицо, имеющее профессиональное высшее образование. В случае отсутствия конкурса, особых требований к стажу работы не предъявляется.
  3. Принимает работника и освобождает его от занимаемой должности руководитель (директор) организации.
  4. В деятельности документовед руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, Уставом, распоряжениями и приказами директора (генерального директора) организации, должностной инструкцией.
  5. Подчиняется документовед непосредственно директору (руководителю) организации. В случае отсутствии руководящего лица, данный специалист выполняет распоряжения заместителя, либо иного лица, наделенного полномочиями руководителя организации.
Читайте также:  Сколько стоит ипотечное страхование в втб

Права

Какие права имеет документовед? Должностные обязанности мы рассмотрели ранее. Теперь подробнее остановимся на правах данной категории сотрудников.

  1. Данный работник может вносить на рассмотрение руководителя следующие предложения:
    • по модернизации деятельности работы, непосредственно связанной с должностными обязанностями;
    • о премировании подчиненных, показавших высокий уровень квалификации при выполнении определенных заданий;
    • о привлечении к дисциплинарной и материальной ответственности тех сотрудников, которыми была нарушена трудовая дисциплина
    • Документовед может запрашивать от различных структурных подразделений и иных работников компании (организации) любую информацию, которая ему потребуется для осуществления своих прямых функциональных обязанностей.
    • Документовед имеет право работать с приказами, распоряжениями, инструкциями, в которых указаны его обязанности и права, а также критерии анализа качества выполнения им своих должностных обязанностей.
    • Документовед может изучать проекты решений директора (руководителя) организации, связанные с его деятельностью.
    • Документовед имеет право запрашивать у руководителя компании помощи, включая и обеспечение его техническими и организационными условиями и ресурсами для оформления определенных документов, то есть, прямого исполнения своих служебных обязанностей.

    Ответственность специалистов

    Документовед несет ответственность в следующих ситуациях:

    • при ненадлежащем исполнении (неисполнении) своих прямых должностных обязанностей, которые предусмотрены инструкцией в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
    • в случае правонарушений, которые совершаются в ходе профессиональной деятельности — в рамках, установленных функционирующим уголовным, гражданским, административным законодательством Российской Федерации;
    • при причинении материального ущерба организации – в пределах, которые установлены гражданскими трудовыми актами РФ.

    Заключение

    В любом государственном учреждении в штатном расписании присутствует документовед. В его прямые обязанности входит ведение всей документации организации, выписка справок, печать проектов приказов и распоряжений. Именно документовед в российских школах осуществляет контроль за ведением личных дел обучающихся, своевременным предоставлением копий справок, запрашиваемых сотрудниками от руководителя организации.

    График работы документоведа: продолжительность, перерыв на обед, выходные дни устанавливаются Приказом директора организации в соответствии с нормами трудового законодательства, действующего в Российской Федерации. Одним словом, работа непростая, но довольно интересная.

    I. Общие положения

    1. Документовед относится к категории специалистов.

    — документоведа назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы;

    — документоведа II категории — назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет;

    — документоведа I категории — лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет.

    3. Назначение на должность документоведа и освобождение от нее производится

    приказом директора предприятия по представлению (начальника отдела документационного обеспечения; заведующего канцелярией; иного должностного лица)

    4. Документовед должен знать:

    4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих, касающиеся документационного обеспечения управления.

    4.2. Порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления.

    4.3. Методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем.

    4.4. Порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов.

    4.5. Организацию архивного дела.

    4.6. Нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления.

    4.7. Основы программирования.

    4.8. Методы проектирования и актуализации баз и банков данных.

    4.9. Основы управления, эргономики, социальной психологии, социологии.

    Читайте также:  Действует ли студенческий билет на автобус межгород

    4.12. Отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления.

    4.13. Основы экономики, организации труда и управления.

    4.14. Законодательство о труде.

    4.15. Правила внутреннего трудового распорядка.

    4.16. Правила и нормы охраны труда.

    5. Документовед подчиняется непосредственно (начальнику отдела документационного обеспечения; заведующему канцелярией; иному должностному лицу)

    6. На время отсутствия документоведа (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

    II. Должностные обязанности

    1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

    2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности отдела документационного обеспечения управления.

    3. Осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

    4. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников отдела документационного обеспечения.

    5. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

    6. Организует внедрение систем ведения документации.

    7. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

    8. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

    9. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

    10. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

    11. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров отдела документационного обеспечения.

    12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

    1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

    2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

    3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

    4. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

    5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — то с разрешения руководителя организации).

    6. Требовать от руководства предприятия, своего непосредственного руководителя оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

    Документовед несет ответственность:

    1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

    2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

    3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

    Adblock detector