Юридические советы

Утверждаю как правильно оформить

Ваш персональный гид в мире документов

Страницы

06 августа, 2014

Как оформить правильно утверждение документа

Утверждение документа — это способ его удостоверения, придания документу юридической силы, а также подтверждение его подлинности. Утверждение документа осуществляется с помощью грифа утверждения документа.

Гриф утверждения документа является шестнадцатым в списке реквизитов официального документа согласно ГОСТу Р 7.0.97-2016 . Гриф утверждения — дополнительный реквизит документа. Он придает нормативный или правовой характер его содержанию.

В любой организации должен быть примерный перечень документов, подлежащих утверждению (см. ниже). Он закрепляется в инструкции по делопроизводству организации.

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Способы утверждения документа:

  • Должностным лицом.
  • Специально издаваемым документом.

Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Издаваемый документ (приказ, распоряжение, решение, протокол) рекомендуется составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения по применению и исполнению утверждаемого документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, его классного чина (при необходимости), личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
подпись
31 декабря 2018 г.

Допускается центрировать гриф утверждения относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, а документ не должен оформляться на бланке.

При утверждении документа, который составлен не на бланке (акт, договор), наименование организации при указании должности лица, утвердившего документ, указывается полностью. Полное наименование организации указывается и в том случае, если документ утверждается руководителем вышестоящей организации.

При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера:

УТВЕРЖДЕНО
приказом
от № 01–02/75

Если приказом (распоряжением) утверждаются несколько документов , то в правом верхнем углу каждого из них проставляется номер приложения, на который дана ссылка в тексте приказа (распоряжения) и гриф утверждения, например:

УТВЕРЖДЕНО
приказом
от № 01–01/35

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение — УТВЕРЖДЕНО , программа — УТВЕРЖДЕНА , мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.

Датой утверждаемого документа является не дата его подписания, а дата утверждения.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

  1. Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций).
  2. Договоры (о производстве работ, снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, сотрудничестве, материальной ответственности ).
  3. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение , и технологических работ; технические ).
  4. Заявки (на оборудование, изобретения ).
  5. Инструкции (правила) (должностные; о ведении делопроизводства; по технике безопасности; внутреннего трудового распорядка ).
  6. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников ).
  7. Отчеты (о производственной деятельности, командировках, работах ).
  8. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств, госкомитетов и других организаций с указанием сроков хранения ).
  9. Планы (производственные; , , работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегий ).
  10. Положения (уставы) (о министерстве; структурном подразделении; премировании; уставы предприятий ).
  11. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок ).
  12. Расценки на производство работ.
  13. Сметы (расходов на содержание аппарата управления; на капитальное строительство ).
  14. Стандарты.
  15. Структура и штатная численность.
  16. Тарифные ставки.
  17. Формы унифицированных документов.
  18. Штатные расписания и изменения к ним.
Читайте также:  Звание майор полиции возраст

Что это

«Утверждаю» на документе представляет собой специальный гриф, утверждения, используемый уполномоченными лицами для разрешения или постановления. Образец реквизита унифицирован, что необходимо учитывать при оформлении.

Как и для чего использовать

Используется в приказах, имеющих номер. Подобная шапка составляется для каждого из должностей в одном документе. Главное требование совпадение подписей на одном уровне. Согласно указанному образцу необходимо пропечатать буквы заглавными, а далее указать фамилию руководящей должности, с указанием места, поставить дату и оставить место для росписи. Регистрация бумаги не требуется.

УТВЕРЖДАЮ
Директор школы
________Диланова М.В.
«____»__________20___г.

Педагога-библиотекаря Муниципального казенного общеобразовательного учреждения средней общеобразовательной школы пгт Пинюг Подосиновского района Кировской области
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с педагогом-библиотекарем МКОУ СОШ пгт Пинюг Подосиновского района Кировской области, ______________________________________________________________
в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе
тарифно-квалификационных характеристик заведующего библиотекой и библиотекаря, согласованных постановлением Министерства труда Российской Федерации от 1 февраля 1995 г № 8 и направленных для руководства в работе письмом Министерства образования
Российской Федерации от 4 августа 1995 г. № 58-М.
1.2. Библиотекарь назначается и ос¬вобождается от должности директором школы.
1.3. Библиотекарь должен иметь высшее или среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или общее среднее образование, курсовую подготовку и стаж рабо¬ты в должности библиотекаря (библиографа) не менее 3 лет.
1.4. Библиотекарь подчиняется непосредственно заместителю директора школы по учебно-воспитательной работе.
1.5. В своей деятельности библиотекарь руководствуется законодательством Российской Федерации о культуре, образовании и библиотечном деле; постановлениями Правительства Российской Федерации, определяющими развитие культуры; руководящими документами вышестоящих органов по вопросам библиотечной работы; правилами организации библиотечного труда, учета, инвентариза¬ции; правилами по охране труда, технике безопасности и противо¬пожарной защите, а также Уставом и Правилами внутреннего трудо¬вого распорядка школы и настоящей Инструкцией.
2. Функции
2.1. Информационное обеспечение учебно-воспитательного про¬цесса в школе;
2.2. Пропаганда чтения как формы культурного досуга; 3.
3. Педагог-билиотекарь выполняет следующие должностные обязанности:
3.1. Организует работу библиотеки школы, формирование, обра¬ботку и систематизированное хранение библиотечного фонда;
3.2. Составляет каталоги, картотеки, указатели, тематические спис¬ки и обзоры литературы;
3.3. Обслуживает обучающихся и работников школы на абонемен¬те и в читальном зале, организует и проводит связанную с этим ин¬
формационную работу (выставки, витрины и другие мероприятия по
пропаганде книги); осуществляет подбор литературы по заявкам
читателей;
3.4. Ведет учет работы библиотеки и представляет установленную
отчетность;
3.5. Принимает книжные фонды на ответственное хранение по акту
и разовым документам и ведет соответствующий учет, участвует в
инвентаризации книжных фондов, списании устаревшей и ветхой
литературы по установленным правилам и нормам;
3.6. Принимает в установленном порядке меры к возмещению ущер¬ба, причиненного книжному и иным фондам библиотеки по вине
читателей (пользователей) и в связи с недостачей, утратой или пор¬чей книг;
3.7. Устанавливает и поддерживает связи с другими библиотеками;
организует межбиблиотечный обмен;
3.8. Оформляет подписку школы на периодические издания, конт¬ролирует их доставку;
3.9. Принимает меры к обеспечению библиотеки необходимым
оборудованием;
3.10. Организует читательские конференции, литературные вечера
и другие массовые мероприятия;
3.11. Соблюдает правила по охране труда, технике безопасности и
противопожарной защите; следит за надлежащим санитарным со¬
стоянием помещений и фондов библиотеки.
4. Права.
Библиотекарь имеет право:
4.1. Давать обязательные для исполнения указания обучающимся и работникам школы по вопросам, касающимся соблюдения правил пользования библиотечными фондами;
4.2. Контролировать и направлять работу уборщика служебных
помещений и рабочего по обслуживанию и текущему ремонту зда¬ний, сооружений и оборудования в помещениях библиотеки;
4.3. Участвовать с правом совещательного голоса в заседаниях Педагогического совета школы.
5. Ответственность
5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважи¬тельных причин Устава и Правил внутреннего трудового распорядка Школы, законных распоряжений директора школы и иных локаль¬ных нормативных актов, должностных обязанностей, установленных
настоящей Инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав, библиотекарь несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством.
5.2. За виновное причинение школе или участникам образовательного процесса ущерба в связи с исполнением (неисполнением) сво¬их должностных обязанностей библиотекарь несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и
(или) гражданским законодательством.
Библиотекарь несет полную материальную ответственность в слу¬чае недостачи, утраты или порчи книг, принятых на хранение на ос¬новании письменного договора о полной материальной ответствен¬ности, если не докажет, что ущерб причинен не по его вине.
6. Взаимоотношения. Связи по должности
6.1. Работает по графику, составленному исходя из 20-часовой ра¬бочей недели и утвержденному директором школы по представле¬нию заместителя директора школы по учебно-воспитательной ра¬боте;
6.2. Может привлекаться по распоряжению заместителя директора
школы по учебно-воспитательной работе к экстренной замене вре¬менно отсутствующих учителей и воспитателей в пределах нормаль¬ной продолжительности своего рабочего времени с дополнительной почасовой оплатой педагогической работы;
6.3. Получает от директора школы и его заместителя информа¬цию нормативно-правового и организационно-методического харак¬тера, знакомится под расписку с соответствующими документами;
6.4. Работает в тесном контакте с учителями, родителями обучаю¬щихся (лицами, их заменяющими); систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в его компетенцию, с администрацией и педагогическими работниками школы.

Читайте также:  Что нужно чтобы открыть школу маникюра

С инструкцией согласен
второй экземпляр инструкции получил на руки
__________________________(подпись,дата)

Действительно, ГОСТ Р 6.30-2003 (который пока действует) в п. 3.16 и ГОСТ Р 7.0.97-2016 (который должен его сменить 1 июля 2018 года) в п. 5.16 устанавливают, что:

  • при утверждении документа распорядительным документом (приказом, распоряжением, протоколом, решением, постановлением) атрибут реквизита «гриф утверждения» — слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО) согласовывается с наименованием вида утверждаемого документа. Примеры оформления этого атрибута грамотно приведены в вопросе читателя;
  • при утверждении документа должностным лицом используется слово «УТВЕРЖДАЮ».

Но в данной ситуации считаем необходимым поддержать руководителя организации. И вот почему.

Реквизит — это самостоятельный и формализованный элемент оформления документа, в котором уже может не быть грамматических связей с другими реквизитами и с текстом. Процесс формализации реквизитов продолжается. Начался он в XIX веке, когда от текста отделились фактически все реквизиты и каждый из них получил свое место на листе бумаги. А сейчас этот процесс идет дальше: в реквизитах уже формализуются их составные элементы, которые называются атрибутами. Это связано с внедрением информационных технологий и вызвано необходимостью проектировать электронные шаблоны документов.

Например, в реквизите «гриф утверждения» документа самостоятельными атрибутами являются (и «подгружаются» в системе по 4 отдельным полям):

  • слово УТВЕРЖДАЮ или УТВЕРЖДЕНО (либо еще другие формы этого слова при грамматическом согласовании с наименованием вида утвержденного документа, как того требуют стандарты);
  • наименование должности лица либо утвердивший документ;
  • при утверждении должностным лицом:
  • визуализация электронной подписи или расшифровка подписи;
  • дата.

Действительно, можно упростить задачу для информационной системы — в первом из перечисленных полей использовать только 1 из 2-х вариантов слова, который будет зависеть от способа утверждения: руководителем или документом. Для этого установите в Инструкции по делопроизводству организации 2 правила:

Читайте также:  Втб ипотека бланк по форме банка

    если документ утверждается должностным лицом организации, то гриф оформляется с применением атрибута «УТВЕРЖДАЮ», отражающего принцип единоначалия:

Заметьте также, что при оформлении грифа согласования не требуется грамматически согласовывать атрибут — слово «СОГЛАСОВАНО» — с наименованием вида документа, прошедшего согласование.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector