Юридические советы

Удержание по авансовому отчету из заработной платы

Важные моменты

Размер и срок, на который выдаются деньги под отчет, определяет руководитель организации. Причем нет никакой разницы, выдаются средства наличными из кассы учреждения или перечисляются сразу на банковскую карту сотрудника. Поэтому если работник не отчитался за выделенные денежные средства в установленный срок, можно вычесть сумму из зарплаты должника.

По истечению срока выдачи денег под отчет, сотрудник обязан отчитаться (предоставить авансовый отчет и подтверждающие документы) в течение трех рабочих дней, согласно п. 6.3 Указаний ЦБР № 3210-У от 11.03.2014. Срок сдачи авансового отчета также следует утвердить распоряжением руководителя организации.

Удержание из заработной платы подотчетных сумм

Для этого следует издать распоряжение руководителя о принудительном взыскании из зарплаты должника. Приказ составляется в произвольной форме не позднее одного месяца со дня, установленного для сдачи авансового отчета.

Взыскать задолженность без проблем можно, только если должник полностью согласен с ее размером и основаниями. Поэтому чтобы исключить спорные ситуации, возьмите с должника расписку или письменное согласие в произвольной форме, в которой он отказывается от претензий и указывает свое согласие на удержание из его зарплаты. Если он отказался писать расписку, взыскать задолженность можно исключительно через судебные инстанции. Такие правила прописаны в ст. 137 и 248 ТК РФ, а также приведены в письме Роструда № 3044-6-0 от 09.08.2007.

Порядок удержания в примерах

Унифицированного порядка нет, так как каждая ситуация уникальна. Рассмотрим актуальные примеры удержания из зарплаты подотчетных сумм, проводки для бюджетников.

1 октября заведующий хозяйством Завхозова Н.С. получила в подотчет 20 000 рублей на приобретение канцелярских товаров и бумаги для печати. По предоставленному 12 октября авансовому отчету и чекам, расходы составили 14 000 рублей. Завхозова Н.С. должна вернуть в кассу учреждения 6000 руб. В связи с тяжелым финансовым положением завхоз отказалась вернуть средства, написав заявление с просьбой удержать долг из зарплаты за октябрь.

Руководитель издал приказ об удержании подотчетных сумм из заработной платы, проводки бухгалтер составил следующие:

Отражение удержания подотчета из начисленной заработной платы в учете

Удержание из заработной платы подотчетной суммы отразите проводками:

Дебет КРБ.1.302.ХХ.830 Кредит КРБ.1.304.03.730 – Удержана из зарплаты сотрудника не возвращенная в срок подотчетная сумма
Дебет КРБ.1.304.03.830 Кредит КРБ.1.208.ХХ.660 – Погашена задолженность подотчетного лица
Так как в Инструкции № 162н корреспонденция счетов 304.03 и 208.00 не приведена, ее следует согласовать: с финансовым органом, или(и) с главным распорядителем бюджетных средств, или(и) с Казначейством России.
Так же сотрудник может внести самостоятельно в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы.

Обоснование
Как удержать из зарплаты подотчетные суммы, которые не вернули вовремя

Какими документами оформить удержание

Какими документами оформить удержание из зарплаты не возвращенных в срок подотчетных сумм

Если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то удержите эти деньги из его зарплаты. Для этого руководитель учреждения издает приказ о взыскании в произвольной форме. Оформляют приказ не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета. Взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому получите письменное согласие сотрудника на удержания. В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд. Такие правила установлены в статьях 137, 248 Трудового кодекса РФ и подтверждены в письме Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0.

Максимальная сумма удержания

Удержать из месячной зарплаты сотрудника можно не более 20 процентов от начисленной суммы (ст. 138 ТК РФ).

Как отразить в бухучете удержание из зарплаты сотрудника не возвращенных в срок подотчетных сумм

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с удержанием из зарплаты сотрудника не возвращенных в срок подотчетных сумм, зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:

При удержании из зарплаты сотрудника не возвращенных в срок подотчетных сумм сделайте проводки:

Дебет счета Кредит счета
1. Удержана из зарплаты сотрудника не возвращенная в срок подотчетная сумма КРБ.1.302.ХХ.830 КРБ.1.304.03.730
2. Погашена задолженность подотчетного лица КРБ.1.304.03.830 КРБ.1.208.ХХ.660
XX – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета

Поскольку в приложении 1 к Инструкции № 162н корреспонденция счетов 304.03 и 208.00 не приведена, ее следует согласовать:
 с финансовым органом;
 с главным распорядителем бюджетных средств;
 с Казначейством России.
Такой порядок установлен пунктами 2, 84, 108 Инструкции № 162н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 208.00, 302.00, 304.03).

Пример отражения в бухучете удержания подотчетных сумм, не возвращенных в установленный срок

Экономисту казенного учреждения «Альфа» А.С. Кондратьеву было выдано 3000 руб. на покупку канцтоваров. Он приобрел канцтовары на сумму 2000 руб. и сдал их на склад. К авансовому отчету Кондратьев приложил все необходимые подтверждающие документы (товарный чек, кассовый чек и т. д.).

Остаток неизрасходованной подотчетной суммы – 1000 руб. (3000 руб. – 2000 руб.) – Кондратьев в срок не вернул. Эта сумма удержана из его зарплаты по приказу руководителя учреждения и с письменного согласия Кондратьева.

Читайте также:  Дополнительное образование детей и взрослых программы

Зарплата Кондратьева – 15 000 руб. Прав на вычеты по НДФЛ у Кондратьева нет.

Максимальная сумма, которую можно удержать из его месячной зарплаты, составляет:
(15 000 руб. – 15 000 руб. × 13%) × 20% = 2610 руб.

Поскольку сумма удержаний меньше этой величины (1000 руб. Заявление на удержание подотчетных сумм

Работодатель может выдавать денежные средства под отчет на административно-хозяйственные и прочие нужды своим работникам, а также иным лицам (к примеру, исполнителям по ГПД). Скажем, на приобретение ТМЦ или на командировочные расходы.

Для определения перечня лиц, которые могут получать деньги под отчет, работодатель может издать приказ о назначении подотчетных лиц.

Деньги могут выдаваться наличными из кассы или путем перечисления на карту работника. О том, как составить заявление на получение подотчетных сумм на карту, мы рассказывали .

Получив деньги под отчет, работник в дальнейшем должен будет отчитаться за них. То есть предоставить работодателю документы, подтверждающие понесенные за его счет расходы, и вернуть остаток.

По полученным наличным деньгам срок для отчета – 3 рабочих дня после истечения срока, на который они были выданы, или со дня выхода на работу (к примеру, при возвращении из командировки) (п. 6.3 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У). Срок выдачи денег под отчет работодатель утверждает сам и закрепляет в локальном нормативном акте (к пример, в Положении о расчетах с подотчетными лицами). Для выдачи денег в безналичном порядке работодателю необходимо утвердить не только срок, на который они выдаются, но и срок, который дается работникам на то, чтобы отчитаться по полученным суммам.

Если работник не отчитался по выданным ему деньгам, может ли работодатель удержать задолженность из причитающейся такому работнику заработной платы? И нужно ли брать от работника заявление на удержание подотчетных сумм?

К слову, напомним, что закон не запрещает выдавать наличные деньги под отчет лицам, которые не отчитались за ранее полученные средства и имеют долг перед работодателем. Это же касается и безналичной выдачи денег под отчет.

Как удержать подотчетные суммы у работника?

Когда работодатель решает удержать невозвращенные подотчетные суммы у работника, он издает соответствующий приказ. Но нужно иметь в виду, что на издание такого приказа у работодателя есть только месяц со дня окончания срока на возврат подотчетной суммы. Если этот срок будет пропущен, за взысканием долга придется обращаться в суд.

Также нужно учитывать, что сам работник должен быть согласен с удерживаемой суммой. В противном случае дорога по взысканию долга вновь будет лежать исключительно через суд (ст. 137 ТК РФ, Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).

Даже если есть приказ на удержание и согласие работника, не всегда удастся удержать невозвращенную подотчетную сумму единовременно. Ведь ТК РФ ограничивает размер удержаний из доходов работника. Удерживаемый долг подотчетника при конкретной выплате не может превышать 20% зарплаты после вычета из нее НДФЛ (ст. 138 ТК РФ, Письмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852). Поэтому если долг подотчетника превышает указанные 20%, удержание придется «растянуть» на несколько месяцев.

Как было указано выше, согласие работника на удержание подотчетных сумм должно быть обязательно. Выражаться это может в виде подписи работника в приказе на удержание, где будет указано, что работник не оспаривает основание и размер удержания. А можно предварительно получить заявление работника на удержание. Соответственно, уже на основании такого заявления издается приказ. Повторно согласовывать с работником удержание уже не придется.

И даже если срок на удержание пропущен, работник может написать заявление о том, чтобы подотчетные суммы были с него удержаны.

О чем нужно помнить бухгалтеру при выдаче денег под отчет

Выдача денег под отчет регламентируется указанием Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У, устанавливающим порядок ведения кассовых операций (далее — порядок № 3210-У). Исходя из его положений, есть 3 основных момента, о которых необходимо помнить каждому бухгалтеру при выдаче денег под отчет:

  1. Деньги в подотчет выдаются на основании письменного заявления лица, получающего средства. К обязательным реквизитам такого заявления относятся (кроме Ф. И. О., должности и подписи заявителя): сумма подотчетных средств, срок, на который деньги выдаются, дата и подпись руководителя, разрешившего выдать средства в подотчет (п. 6.3 порядка № 3210-У).
  2. Сроки выдачи денег в подотчет могут быть установлены учетной политикой или отдельным приказом. Так проще будет подотчетным лицам писать заявления, а бухгалтеру — проверять сроки возврата средств. Законодательно границы сроков, на которые выдаются деньги в подотчет, не установлены. Этот вопрос решает каждое предприятие самостоятельно.

ВАЖНО! На предприятии должен быть приказ о том, кто имеет право получать деньги в подотчет.

  1. Прежде чем выдать деньги подотчетному лицу, бухгалтер обязан проверить, нет ли у заявителя задолженности по предыдущим подотчетам. Если такая задолженность имеется, деньги в подотчет выдавать нельзя (абз. 3 п. 6.3 порядка № 3210-У).
  2. Подотчетное лицо обязано отчитаться о подотчетной сумме или вернуть в кассу предприятия неиспользованные средства не позднее чем через 3 дня после окончания срока, на который ему выдавались деньги. Если деньги выдавались на командировку, подотчетник обязан отчитаться в 3-дневный срок после возвращения.

ВАЖНО! Если в указанный в заявлении период, на который выданы деньги в подотчет, работник заболел или ушел в отпуск, он должен отчитаться в течение 3 дней по выходе на работу.

Читайте также:  Отказ от страховки при кредитовании

О том, как регламентируется выдача и возврат подотчетных средств, можно прочитать в статье «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

Еще один важный нюанс — максимально возможная сумма, которую можно выдать в подотчет. Здесь есть свои ограничения.

Рекомендуем посмотреть материал «Какую сумму можно выдавать под отчет в 2016 году?».

Как обязано отчитаться подотчетное лицо

Для списания с работника денег, полученных в подотчет, существует установленная форма, называемая «Авансовый отчет». Бланк авансового отчета (АО) в графах о расходовании сумм заполняет подотчетное лицо самостоятельно. К АО прилагаются первичные документы, подтверждающие факт расхода.

В соответствующих столбцах таблицы обратной стороны бланка АО подотчетное лицо указывает:

  • порядковый номер записи;
  • дату расходования средств (выдачи первичного документа);
  • номер первичного документа;
  • наименование первичного документа;
  • сумму расхода.

Если списываются суточные расходы, не имеющие первичных документов, указывается дата расхода, ставится размер суточных, утвержденный на предприятии. Следует также указать номер приказа, на основании которого выдавались суточные командированному лицу.

В итоговой строке бланка подотчетное лицо ставит сумму израсходованных средств. Бухгалтер проверяет соответствие суммы по отчету сумме полученных подотчетным лицом средств.

Если сумма по авансовому отчету больше, чем была выдана подотчетнику, то производится доплата подотчетному лицу из кассы предприятия или (по его заявлению) на банковскую карту.

Как это сделать правильно, смотрите здесь «Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета».

Если сумма списываемых по авансовому отчету средств меньше, чем была выдана подотчетнику, он обязан вернуть остаток денег предприятию. Если подотчетное лицо не вернуло остаток неизрасходованных (не списанных по авансовому отчету) средств либо не отчиталось в указанные сроки, у него появляется задолженность перед предприятием по суммам, полученным в подотчет.

Способы удержания из заработной платы средств и типовые проводки по погашению подотчета

Существует 3 возможных варианта развития событий:

  1. Подотчетное лицо признает долг и пишет заявление на удержание полученных под отчет средств, по которым оно осталось должно, из его заработной платы.
  2. Работодатель удерживает долг подотчетника по своей инициативе. Эта ситуация, в свою очередь, предполагает 2 возможных варианта развития событий:
  • когда подотчетное лицо не оспаривает долга, предприятие в течение месяца с окончания срока, к которому сотрудник должен был отчитаться, может принять решение об удержании денег;
  • когда подотчетное лицо не согласно с фактом задолженности, решение об удержании денег может принять только суд.
  1. Руководитель решил простить долг подотчетному лицу.

В первом случае, когда подотчетник признает долг и пишет заявление с просьбой удержать у него подотчетные деньги из зарплаты, можно удержать единовременно всю сумму долга, если иное не указано в заявлении на удержание (письмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1).

Во втором случае, когда подотчетник не оспаривает факт задолженности, бухгалтер имеет право удержать с работника долг. Для этого необходимо принять решение (издать приказ) об удержании долга в течение месяца от даты, установленной для сдачи авансового отчета в бухгалтерию или возврата подотчетных сумм. В приказе обязательно должна быть проставлена подпись сотрудника, свидетельствующая о том, что возражений у него не имеется. Эта норма установлена ст. 137 ТК РФ.

Ст. 138 ТК РФ устанавливает ограничения на общий размер всех сумм, удерживаемых из заработной платы, — 20% (в некоторых случаях — 50 или 70%).

Приведем типовые проводки по рассмотренным выше операциям:

Выдача в подотчет наличных денег из кассы предприятия

Отражена задолженность по невозвращенным подотчетным средствам

Работодатель вправе выдавать работникам денежные суммы под отчет на различные административно-хозяйственные приобретения и прочие нужды. Это могут быть средства для приобретения товарно-материальных ценностей или на командировочные расходы.

Можно ли удержать из зарплаты подотчетные суммы

Перечень лиц, которым могут выдавать средства под отчет, работодатель может закрепить через издание приказа (хотя это необязательно). Подотчетным лицом может стать любой сотрудник предприятия.

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-33-98 .
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74 .

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Средства под отчет могут выдаваться сотрудникам в наличной форме или в безналичном формате на банковский счет. После того как средства получены, работник должен будет отчитаться за них.

Под таким отчетом понимается предоставление сотрудником работодателю документального подтверждения размера затрат и возврат работодателю неизрасходованных подотчетных сумм. Если подотчетные суммы были выданы в наличной форме, то сотрудник должен предоставить отчет в течение 3 рабочих дней после истечения того срока, на который они были выданы ему или со дня выхода работника на работу (например, после его возвращения из командировки). Это требование прописано в п. 6.3 Указания ЦБ от 2014 года №3210-У.

Сроки выдачи подотчетных сумм работодатель утверждает самостоятельно и закрепляет их в локальных нормативно-правовых актах (например, во внутреннем Положении о расчетах с подотчетными лицами).

В отношении сумм под отчет, которые были выданы в безналичной форме, работодатель должен заранее определиться с двумя аспектами: на какой срок выдаются подотчетные суммы, и какова финальная дата для предоставления сотрудниками отчетности.

Выдача денег работникам под отчет регулируется указанием ЦБ от 2014 года №3210-У, который устанавливает порядок ведения кассовых операций.

Нужно ли согласие сотрудника на удержание подотчетной суммы

Сотрудник может вернуть неизрасходованные им средства в наличной форме и внести их в кассу предприятия. Но если у него нет возможности в установленные сроки вернуть задолженность, то допускается несколько вариантов для ее удержания из зарплаты.

Читайте также:  В связи с посещением больницы

Трудовой кодекс в ст. 137 предусматривает право работодателя на возврат неизрасходованных подотчетных сумм. Вернуть средства допускается в нескольких вариантах:

  1. По желанию работника. В данном случае сотрудник пишет заявление на имя работодателя в свободной форме, где просит удержать из его доходов подотчетные суммы.
  2. По решению работодателя через издание приказа об удержании подотчетных сумм у работника.

В приказном порядке без предварительного согласия работника получить подотчетные суммы нельзя. Согласие работника на удержание в обязательном порядке должно быть получено в письменной форме, чтобы у контролирующих инстанций не было повода для привлечения работодателя к ответственности.

Согласие может иметь форму заявления от работника, либо тот может расписаться в приказе на удержание подотчетной суммы и указать там, что он не оспаривает основания на удержание и размер задолженности.

Также работодатель может предварительно передать сотруднику письменное уведомление о размере предстоящего удержания, где тот должен поставить свою подпись.

Также на практике возможны следующие варианты развития событий:

  1. Если между работодателем и сотрудником возникли разногласия по сумме задолженности, или сотрудник отказывается возвращать денежные средства добровольно, то работодатель должен обратиться в суд. Для взыскания задолженности в данном случае действует срок исковой давности в три года.
  2. Руководство компании может принять решение о списании задолженности путем признания ее доходом сотрудника. Важно учитывать, что данная сумма станет налогооблагаемым доходом и с нее необходимо перечислить НДФЛ с неиспользованных подотчетных сумм. Прощение задолженности работнику оформляется через издание соответствующего приказа.

Документы-основания для удержания

В качестве основания для издания приказа может выступать заявление, полученное от работника на удержание определенной суммы.

Но если такое заявление не было предварительно получено, то для взыскания задолженности с работника используется такая форма, как авансовый отчет. Его подотчетное лицо заполняет самостоятельно. В нем необходимо указать следующие сведения:

  1. Наименование работодателя.
  2. ФИО подотчетного лица, место его работы.
  3. Даты расходования по первичной документации.
  4. Наименование первичного документа.
  5. Сумма расхода.

В качестве приложений к авансовому отчету выступают первичные документы, которые подтверждают размер затрат: чеки, кассовые ордеры и пр. Если по авансовому отчету списываются суточные расходы, которые не имеют первичной документации, то в нем просто прописывается сумма суточных, которая утверждена на предприятии во внутренней документации.

В итоговой строчке авансового отчета подотчетное лицо указывает израсходованную им сумму, а бухгалтер проверяет, насколько она соответствует полученной им сумме.

Когда сумма списываемых средств по авансовому отчету меньше, чем было выдано сотруднику, то у него образуется задолженность перед работодателем. Именно из авансового отчета берется сумма задолженности для приказа на удержание.

На составление авансового отчета и передачу его в бухгалтерию работнику дается 3 рабочих дня после возврата из командировки или окончания срока пользования средствами под отчет. Если авансовый отчет не был представлен, то вся подотчетная сумма становится долгом сотрудника перед работодателем.

Правила составления приказа

Работодатель обязан издать приказ об удержании из зарплаты в течение месяца после того, как ему стало известно о наличии задолженности у сотрудника. Если указанные сроки были упущены, то за взысканием суммы долга придется обращаться в суд либо сотрудник должен будет предварительно написать заявление на удержание.

Сотрудник составляет заявление на удержание подотчетных сумм в произвольном формате.

В приказе следует прописать следующие сведения:

  1. Наименование компании-работодателя.
  2. Наименование документа.
  3. ФИО подотчетного лица и его должность.
  4. Дата издания приказа и место (город).
  5. Обстоятельства выдачи подотчетной суммы: когда она была выдана и на какие цели (например, в связи с командировкой).
  6. Сумма денежных средств, которая подлежит удержанию.
  7. Перечень приложений (это может быть уведомление об удержании, авансовый отчет либо письменное заявление работника).

В приказе руководитель компании может назначить ответственное лицо за удержание денежных сумм из заработной платы. Обычно это сотрудник бухгалтерии, который ответственен за начисление зарплаты.

Удержание производится в ближайший день выдачи зарплаты. Его допускается произвести как из авансового платежа, так и окончательного расчета. Стоит учитывать, что даже при наличии правильно оформленного приказа на удержание и полученного согласия работника работодателю не всегда удается единовременно удержать невозвращенную ему подотчетную сумму. Связано это с тем, что положения трудового законодательства ограничивают размер удержаний из доходов работника.

Размер удержаний

Удерживаемая задолженность из доходов подотчетного лица не может превышать 20% от суммы зарплаты после уменьшения ее на НДФЛ. Указанные ограничения приведены в ст. 138 Трудового кодекса и приведены в разъясняющем письме Минздравсоцразвития от 2011 года №22-2-4852.

Таким образом, за работодателем закреплено право на удержание из заработной платы подотчетной суммы, которая не была израсходована работником. Удержание производится через заявление сотрудника или в приказном порядке по распоряжению работодателя. В любом случае от работника нужно получить согласие на удержание, иначе получить задолженность можно только в судебном порядке. Задолженность по подотчетным суммам образуется у работника, если он не предоставил авансовый отчет в течение 3 дней после выхода на работу либо сумма по отчету меньше, чем ему было выдано.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector