Юридические советы

Учет рабочего времени каждого работника

Положение об учете рабочего времени

Положение фиксирует в организации распределение времени труда для каждого работника и учитывает как рабочие, так и выходные дни. Также в нем отражаются выявляемые нарушения, за которые работника привлекают к ответственности дисциплинарного характера.

Составлением табеля, в котором будет отражаться режим и учет рабочего времени, занимается назначенное руководителем лицо — табельщик. Он несет ответственность за соблюдение требований к оформлению табеля и достоверность фиксируемых в нем данных.

В обязанности табельщика входит следующее:

  • разработка графиков сотрудников;
  • фиксирование прихода на работу и ухода;
  • соблюдение сотрудниками определенного работодателем регламента и нормо-часов;
  • проверка документов, которые предоставляет работник в качестве уважительной причины своего отсутствия (больничный, повестка в суд и т. д.);
  • сообщение работодателю о нарушениях трудовой дисциплины, допущенных сотрудниками.

С Положением, в котором фиксируется учет рабочего времени, табельщик должен быть ознакомлен под подпись. В противном случае будет считаться, что его не ознакомили с возложенными на него обязанностями. См. ниже образец (скачать документ можно в конце статьи).

Виды учета

Существуют два вида учета использования времени труда: сплошной и метод отклонений. Сплошной метод еще называют поденный. Методом отклонения также называют еженедельный учет. Оба вида используются для оптимизации работы в организации в зависимости от ее специфики.

Поденный учет используется в организациях с одинаковой продолжительностью смен. Использование такого вида табелей помогает фиксировать отработанные работником часы и избежать переработок отдельными сотрудниками.

Кроме того, такой способ позволяет учесть права и интересы сотрудников льготной группы, которым устанавливается индивидуальная продолжительность рабочего дня, согласно статье 94 ТК РФ (несовершеннолетние до 16 и до 18 лет, инвалиды, спортсмены, педагоги и так далее).

Еженедельный учет применяется в отношении работников с гибким графиком, у которых разная продолжительность работы каждый день по итогам недели составляет норму. Такой способ используется при особой специфике работы организации или по договоренности с работником.

Суммированный учет времени труда

Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается ст. 104 ТК РФ в тех случаях, когда ни один из других способов не может применяться (например, при круглосуточном, посменном режимах или при скользящем графике).

Основаниями для его применения является право складывать отработанные в разное время часы для соблюдения нормы выработки, но за более длительный период. Главным условием суммирования работы является выполнение по итогам подсчета часов нормы труда.

Часто такую форму применяют при скользящем рабочем графике. Локальными актами организации устанавливается период, в рамках которого контролируются часы работы сотрудников, который, несмотря на различные временные рамки занятости, в совокупности даст усредненную сорокачасовую норму.

Суммированный учет рабочего времени: примеры расчета

Оклад сотрудника: 20 000 рублей.

Для определения почасовой ставки необходимо размер оклада умножить на число месяцев в году и разделить на количество рабочих часов в году: 20 000 × 12 / 1973 = 121, 64 рублей (почасовая ставка).

Определение размера заработной платы будет рассчитываться, исходя из количества отработанных часов, умноженного на почасовую ставку.

Методы осуществления контроля

Любая система учета рабочего времени будет успешно применяться при правильном выборе методов контроля со стороны работодателя. Выбор способа контроля зависит от специфики деятельности организации, дисциплинированности сотрудников, корпоративной этики, финансовой позиции организации и соотношения доходов и затрат.

Существуют две основные системы учета рабочего времени – ручная и автоматизированная.

Любая система учета рабочего времени будет успешно работать при правильном выборе методов контроля со стороны работодателя. Выбор системы контроля зависит от специфики деятельности предприятия, дисциплинированности сотрудников, корпоративной этики, финансовой позиции организации и соотношения доходов и затрат.

Наиболее применяемыми методами учета рабочего времени являются следующие: пропускной режим (турникеты, журнал), контроль за посещаемостью со стороны непосредственных руководителей, возложение обязанности на самих работников (составление отчета о проделанной за день работе), использование видеокамер и специального программного обеспечения. Автоматизированные методы возлагаются на сотрудников IT отдела.

Табель

Учет рабочего времени при ненормированном рабочем дне, как и при нормированном, должен производиться путем заполнения табеля. Он заполняется вручную табельщиком (при большом штате сотрудников — в электронном виде). Записи вносятся ежедневно.

После заполнения табель передается для ознакомления руководителю, а затем расчетной группе для начисления заработной платы согласно отработанной норме. Чаще всего записи для сохранности создаются и в бумажном, и в электронном видах.

Выглядит табель так:

Подробно о заполнении табеля можно посмотреть здесь.

Автоматизированный учет использования рабочего времени

Существуют разнообразные системы учета рабочего времени:

  1. Биометрические системы.
  2. Компьютерные программы.
  3. GPS.

С помощью биометрической системы (отпечатки пальцев) руководитель получает доступ к информации о времени прихода-ухода сотрудников на рабочее место. Кроме того, она не позволит посторонним попасть в здание или помещение. Такие системы широко используют компании, озабоченные сохранением секретности данных: например, банки, некоторые производственные предприятия, разработчики программного обеспечения и другие.

Для тех руководителей, которые хотят знать не только о времени прихода и ухода сотрудника, но и о том, чем именно на рабочем месте занимается специалист, разработаны онлайн-системы, отслеживающие рабочие процессы. Такую онлайн-систему устанавливают на ПО персонала. Она будет собирать информацию о всех действиях сотрудников за компьютером: кто опаздывает или покидает работу раньше положенного, отсутствует на рабочем месте, какими программами и приложениями пользуется, какие интернет-сайты посещает и какие действия совершает в сети.

Если надо вести учет рабочего времени мобильных сотрудников, которые не имеют постоянного рабочего места в офисе, например, водители, или курьеры, то используют GPS-систему. В кабину водителя будет интегрировано и настроено специальное оборудование и ПО, позволяющие осуществлять GPS-мониторинг и составлять необходимые отчеты.

Если работник передвигается не на автомобиле, а пешком и на общественном транспорте (так обычно работают курьеры, мерчандайзеры, торговые представители) — для учета рабочего времени используются трекеры или приложения, установленные на мобильном телефоне сотрудника.

Ответственность работодателя

В связи с тем, что учет рабочего времени на 2019 год, как и на предыдущие годы, является обязанностью организации, а не правом, отвечающие за его ведение могут быть привлечены к ответственности административного типа за несоответствие заполненных данных действительности.

Статьей 5.27 КоАП РФ определено, что организация, нарушающая трудовые нормы, может быть привлечена к ответственности в виде штрафа на сумму 50 000 рублей. Повторные нарушения наказываются жестче.

Работу по учету времени труда сотрудников является важной и сложной задачей, позволяющей оптимизировать работу организации, улучшить дисциплину и повысить доходы, поэтому работодатели также строго следят за выполнением табельщиком своих обязанностей.

Каждая организация должна грамотно вести контроль времени труда сотрудников, так как от этого зависит их заработная плата и успешная работа самого предприятия.

Ни один рабочий процесс не будет налаженным и продуктивным, если не уделить достаточно внимания организации рабочего времени сотрудников.

Тем более, что такая организация необходима как работодателю, так и самим работникам, которые при грамотной системе учёта своего рабочего времени в целом становятся более собранными и дисциплинированными.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-47 . Это быстро и бесплатно !

Общие понятие

Учёт рабочего времени – это мониторинг деятельности работников в соответствии с установленным распорядком труда в конкретной организации. Он необходим для поддержания трудовой дисциплины, так как в противном случае со стороны работников возможно злоупотребление доверием работодателя.

В статье 91 ТК РФ говорится о том, что следует считать рабочим временем. Внутренний трудовой распорядок в каждой организации не должен входить в противоречие с этой статьёй.

Читайте также:  Права муниципального бюджетного учреждения

Учёт рабочего времени необходим для того, чтобы:

  • контролировать явку сотрудников в положенное время и обнаруживать задерживающихся и отсутствующих;
  • проверять присутствие работников на местах на протяжении всего периода рабочего времени, возвращение их с обеденного перерыва без опозданий;
  • соблюдение времени окончания рабочего дня;
  • регистрация оплаченного рабочего времени с разделением на фактически отработанное, вынужденные простои в работе, ежегодные отпуска и отпуска по болезни, а также другие разновидности оплаченного рабочего времени.

Положение

Нормативный акт о распределении рабочего времени сотрудников в каждой отдельно взятой организации называется положением об учёте рабочего времени.

Всё изложенное в таком положении не должно входить в противоречие с ТК РФ и действующим законодательством. Данный документ состоит из отдельных пунктов, описывающих каждое из возможных нарушений трудового распорядка.

Из числа сотрудников подразделений в каждой организации должны быть назначены лица, ответственные за ведение табеля.

В обязанность этих лиц входит:

  • составлять рабочие графики;
  • отмечать время прибытия и ухода сотрудников, соблюдение ими времен нахождения на рабочих местах согласно регламенту;
  • доводить до сведения руководителя подразделения информацию о неявках, прогулах и опозданиях;
  • проверять документы, обосновывающие право работников отсутствовать на рабочем месте (больничные листы, увольнительные и др.)

Особенности

В ходе рабочего процесса могут возникать ситуации, требующие особого подхода к распределению рабочего времени сотрудников:

  1. Выходные и праздники. По ТК РФ работа в выходные и праздничные дни запрещена. Однако правила трудового распорядка внутри организации могут предусматривать выход сотрудниках на рабочие места на особых условиях (двойная оплата, предоставление отгулов).
  2. Сверхурочная работа. Вписывается в табель отдельной графой.
  3. Вынужденный прогул – это отсутствие работника на рабочем месте по вине нанимателя. После выяснения всех обстоятельств пропущенное рабочее время оплачивается так, как будто работник присутствовал и участвовал в рабочем процессе.
  4. Простои. Они могут возникать по разным причинам, в том числе и по вине работника. В этом случае работник не получает никакой оплаты за время простоя, а если простой произошёл не по его вине, то получает полную оплату за пропущенное время.
  5. Нетрудоспособность по болезни. В этом случае работнику производят частичную оплату труда.
  6. День окончания командировки. В этот день сотрудник не обязан выходить на работу, но подучает командировочные деньги.

Существует три основных разновидности учёта рабочего времени: поденный, понедельный и суммированный.

Поденный учёт

Разновидность учёта рабочего времени, при которой длительность рабочей смены всегда одинаковая. Это самый распространённый график – 40 рабочих часов в неделю и всегда одинаковый 8-часовой рабочий день – так называемая «пятидневка».

Если работник для завершения всех дел вынужден задерживаться на рабочем месте, либо появляться там в выходные дни, то это учитывается как сверхурочная работа.

Понедельный

При таком виде учёта длительность рабочей недели всегда одинаковая (как правило, 40 часов), однако длина рабочего дня может значительно варьировать.

При этом суммарно в неделю всегда должно получаться одно и то же количество рабочих часов.

С понедельным учётом соотносятся сменный и гибкий рабочие графики.

Суммированный

Некоторые виды работ требуют такой организации рабочего процесса, который по времени невозможно распределить на равные рабочие смены или недели.

Например, при вахтовом методе работы, гибком графике, сезонных работах, непрерывном производстве или круглосуточной работе может возникнуть необходимость в суммированном учёте рабочего времени.

Такой способ заключается в создании некоторого учётного периода длительностью более одной недели (например, месяц, квартал или полугодие, максимум год).

Длительность учётного периода более 1 года не допускается по ТК РФ (часть 1 статьи 104).

Если определить фактически отработанное время в пересчёте на неделю, то усреднённое значение не должно выходить за рамки установленной нормы.

Методы

Существует несколько методов учёта рабочего времени, которые необходимы для повышения трудовой дисциплины:

  1. Контроль времени прибытия на работу и ухода домой силами ответственного лица, например, вахтёра, который фиксирует в специальном журнале это время и сдаёт отчёты руководству.
  2. Контроль рабочего процесса со стороны специально назначенного сотрудника. Обычно он проводит своё рабочее время в одном помещении с другими сотрудниками, за которыми производится надзор. Данный метод обеспечивает более рациональное использование рабочего времени и сведение к минимуму несанкционированных отлучек сотрудников от рабочего процесса.
  3. Отчётность со стороны самих работников. При этом методе контроля работники сами фиксируют и сдают руководству в виде отчётов информацию об использовании своего рабочего времени. Такие отчёты отражают количество проделанной работы за единицу времени и мотивируют работников к исполнительности.
  4. Контролируемый допуск на рабочие места. Такой контроль может производиться посредством специальных карточек или даже путём сканирования отпечатков пальцев. Каждый выход и вход сотрудника в рабочий кабинет записывается в специальный файл и автоматически передаётся руководству.
  5. Видеонаблюдение. Пожалуй, самый надёжный из всех способов учёта рабочего времени, но и самый затратный. Помимо установки камер слежения, нужен ещё и отдельный сотрудник, постоянно наблюдающий всё происходящее в организации и фиксирующий нарушения графика работы. К тому же этот способ вызывает у многих сотрудников ощущение психологического дискомфорта, поэтому применяется очень ограниченно и в основном там, где это необходимо (склады, базы, магазины самообслуживания).
  6. Специальное программное обеспечение, записывающее все действия работника в течение дня. Касается в основном тех, кто работает в офисе и за компьютером.

Табель

Документ, содержащий данные о том, сколько времени фактически отработал каждый сотрудник, сколько раз пропускал работу и по какой причине, называется табелем учёта рабочего времени.

На его основе производится расчёт заработной платы сотрудникам. В зависимости от метода учёта рабочего времени, табель может заполняться как вручную, так и автоматически.

Правила

Главным правилом, касающимся учёта рабочего времени, является обязательное формирование табеля на бумажной основе. Это делается даже в том случае, если изначально табель заполняется электронными устройствами автоматически.

Ведение табеля должно производиться по форме, на специальных бланках. Первого числа каждого месяца производится открытие табеля.

Передача табеля в бухгалтерию предприятия производится перед каждой денежной выплатой работникам, например, перед выдачей аванса и подсчёта:

  • у каждого сотрудника должен быть индивидуальный табельный номер;
  • в конце месяца подводится итог по каждому работнику и подсчитывается фактически отработанное время.

Порядок

Ведение учёта рабочего времени определено законом. Отсутствие такого учёта в учреждении является прямым нарушением прав работников.

Также обязательным является установление режима работы:

  • продолжительность рабочего дня или смены;
  • соглашение о работе по ненормированному графику;
  • утверждение времени начала и окончания работы;
  • перерывы в работе для отдыха.

При составлении табелей и осуществлении контроля над рабочим процессом работодатель должен руководствоваться не только Трудовым кодексом и своим удобством, но и подбирать оптимальные для сотрудников временные рамки и методы слежения, так как это напрямую скажется на качестве работы каждого отдельно взятого сотрудника, а в конце концов и на предприятии в целом.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-59-47 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Для правильного начисления заработной платы необходимо вести точный учет количества отработанного сотрудниками времени. Для этого организации пользуются специальным табелем учета рабочего времени. Но многие работодатели, особенно в небольших организациях, пренебрегают данным документом, что является нарушением трудового законодательства и может повлечь наложение штрафа контролирующими органами. В статье расскажем, какое время понимается под рабочим, кому поручить ведение табеля учета рабочего времени, можно ли вести данный документ в электронном виде и как правильно его заполнять.

Какое время называют рабочим?

Понятие рабочего времени раскрывается в ст. 91 ТК РФ — это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ относятся к рабочему времени. Той же статьей предусмотрена обязанность работодателя по ведению учета времени, фактически отработанного каждым сотрудником.

Назовем некоторые иные периоды, которые могут включаться в рабочее время:

— перерывы для обогрева и отдыха (предоставляются сотрудникам, работающим в холодное время года на открытом воздухе или в закрытых необогреваемых помещениях, а также грузчикам, занятым на погрузочно-разгрузочных работах, и другим работникам на основании ст. 109 ТК РФ);

Читайте также:  Как подтверждать диплом об образовании

— перерывы для кормления ребенка (предоставляются работающим женщинам, имеющим детей в возрасте до полутора лет, оплачиваются в размере среднего заработка в силу ст. 258 ТК РФ);

— периоды простоя по вине работодателя и по причинам, не зависящим от работодателя и работника (временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера, которая оплачивается в размере не менее 2/3 тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя (ст. 157 ТК РФ)).

Максимальный предел длительности рабочего времени устанавливается законодательством. Так, в силу ч. 2 ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 ч в неделю. Такое ограничение обеспечивает охрану здоровья работника от чрезмерного переутомления и сохранение его профессиональной трудоспособности.

Кроме нормальной продолжительности рабочего времени Трудовым кодексом предусмотрены:

— сокращенная продолжительность рабочего времени (устанавливается для конкретных категорий персонала, указанных в ст. 92 ТК РФ);

— неполное рабочее время (может устанавливаться по соглашению между работником и работодателем как при приеме на работу, так и во время ее (ст. 93 ТК РФ). Различают неполный рабочий день, смену или неделю).

Обратите внимание! Если работодатель привлекал конкретного работника к выполнению работ за пределами продолжительности рабочего времени, установленного для него, это является сверхурочной работой, должно учитываться и оплачиваться соответствующе.

Статьей 94 ТК РФ регламентируется продолжительность рабочей смены: для разных категорий работников она колеблется от 2,5 до 8 ч. Сделано исключение для творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле — и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников. Для них продолжительность рабочей смены может устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором.

Продолжительность рабочего дня или смены, непосредственно предшествующих нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час (ст. 95 ТК РФ).

Табель учета рабочего времени: кто заполняет?

Итак, рабочее время каждого работника необходимо учитывать. Для этого Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждены формы табеля учета рабочего времени — Т-12 и Т-13. Эти формы применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации, контроля за соблюдением установленного режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени для расчета оплаты труда и составления статистической отчетности по труду.

Примечание. Именно табель учета рабочего времени, заполненный кадровиком или иным уполномоченным лицом и переданный в бухгалтерию, является основанием для начисления заработной платы сотрудникам организации.

Как вы заметили, Госкомстат предложил две унифицированных формы табеля учета рабочего времени. По какой из них осуществлять учет? Если в вашей организации ведется автоматизированный учет рабочего времени (пропускная система входа-выхода по пластиковым карточкам), лучше применять форму Т-13 «Табель учета рабочего времени» (хотя при таком учете можно вести и разд. 1 «Учет рабочего времени» формы Т-12 в качестве самостоятельного документа). Если в организации предусмотрено ведение учета рабочего времени вручную, нужно вести табель по форме Т-12.

Для ведения табеля учета рабочего времени в организации назначается ответственное лицо. Как правило, это бухгалтер по расчету заработной платы либо кадровик. Если в организации несколько структурных подразделений, и один работник не в состоянии вести учет, можно назначить ответственных лиц в каждом структурном подразделении. После сдачи табелей структурными подразделениями данные будут сводиться в один документ и передаваться в бухгалтерию. В любом случае, если в должностной инструкции обязанность по ведению табеля не закреплена, необходимо издать приказ.

Правила заполнения табеля учета рабочего времени

Многие достаточно формально относятся к заполнению табеля учета рабочего времени, однако здесь есть свои нюансы.

Прежде всего, каждому работнику, принятому на постоянную, временную или сезонную работу, присваивается табельный номер, который приводится во всех документах по учету труда и заработной платы. И здесь возникает первый вопрос. Как быть с совместителями? Работник один, а табельных номеров два? Да, так и получается. Поскольку на совместителя оформляются стандартные документы по приему на работу (трудовой договор, приказ, личная карточка и т. п.) и совместитель — это отдельная штатная единица, у него будет два табельных номера и по каждому из них отдельно будет вестись учет рабочего времени.

По завершении календарного месяца табели, составленные ответственными лицами, передаются начальнику отдела кадров или иному уполномоченному на ведение кадрового делопроизводства лицу, который сверяет данные табеля с данными, имеющимися в отделе кадров. Например, кадровик проверяет дни, когда работник находился в ежегодном оплачиваемом или ином отпуске или командировке, исправляет дни неявок по невыясненным причинам при предоставлении документов, подтверждающих уважительность причин отсутствия (например, работник представил листок нетрудоспособности), либо при отсутствии таковых проставляет прогулы.

Если в организации было произведено увольнение, такого работника исключают из табеля в следующем за увольнением календарном месяце. Если же приняты новые сотрудники, они включаются в табель за тот месяц, в котором оформлен прием на работу.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:

— в форме Т-12 (графы 4, 6) — две строки;

— в форме Т-13 (графа 4) — четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).

В формах Т-12 и Т-13 (в графах 4, 6) в верхней строке ставятся условные обозначения (коды) затрат рабочего времени, а в нижней записывается продолжительность отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.

При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных. Это позволяет сделать Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20.

При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках — количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.

Затраты рабочего времени могут учитываться:

— методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;

— путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т. п.).

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (ежегодный отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, периоды выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а нижние строки остаются пустыми. Приведем в таблице условные обозначения.

Обозначаемый период Код
Буквенный Цифровой
Продолжительность работы в дневное время Я 01
Продолжительность работы в ночное время Н 02
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни РВ 03
Продолжительность сверхурочной работы С 04
Продолжительность работы вахтовым методом ВМ 05
Служебная командировка К 06
Повышение квалификации с отрывом от работы ПК 07
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности ПМ 08
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск ОТ 09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск ОД 10
Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением У 11
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы УВ 12
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы УД 13
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) Р 14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет ОЖ 15
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя ДО 16
Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством ОЗ 17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы ДБ 18
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательству Б 19
Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством Т 20
Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством ЛЧ 21
Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконным с восстановлением на прежней работе ПВ 22
Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству Г 23
Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством) ПР 24
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством НС 25
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни В 26
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) ОВ 27
Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы) НВ 28
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом) ЗБ 29
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) НН 30
Время простоя по вине работодателя РП 31
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника НП 32
Время простоя по вине работника ВП 33
Время отстранения от работы (недопущения к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством НО 34
Время отстранения от работы (недопущения к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы НБ 35
Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы НЗ 36
Читайте также:  Срок оплаты декретного больничного

В большинстве случаев организации заполняют табель учета буквенными обозначениями. Хотя данные обозначения приведены только в форме Т-12, ими нужно пользоваться и при заполнении формы Т-13.

При составлении табеля по форме Т-12 в разд. 2 «Расчеты с персоналом по оплате труда» на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18-22, при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов — графы 18-34.

При составлении табеля по форме Т-13 необходимо учитывать следующее. При записи учетных данных для начисления заработной платы:

— только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в табель, — заполняются реквизиты «Код вида оплаты», «Корреспондирующий счет» над таблицей с графами 7-9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;

— по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов — заполняются графы 7-9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество более четырех.

Частые вопросы по заполнению табеля

Когда нужно вносить отметки в табель? Полагаем, что отметки должны вноситься ежедневно. Однако не все организации на практике следуют данному правилу и проставляют рабочие дни «по умолчанию». В результате могут возникнуть ситуации, когда:

— не получится привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины (например, работник совершил прогул в первых числах месяца, в табеле его не зафиксировали, а в конце месяца, сдавая табель, решили «пожурить» — нельзя ни уволить «прогульщика», ни даже наложить дисциплинарное взыскание, так как пока работодатель будет соблюдать сроки, предусмотренные ст. 193 ТК РФ, выйдут сроки применения мер дисциплинарной ответственности);

— придется корректировать табель и делать перерасчет заработной платы (например, когда работнику за весь месяц проставляются рабочие дни, информация об отклонениях табельщику не поступала, табель сдан, по нему начислена и выплачена зарплата. Но в первых числах следующего месяца работница принесла больничный лист, из которого ясно, что три дня временной нетрудоспособности приходились на закрытый период).

Чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо организовать незамедлительное поступление информации о любых отклонениях от графика работы — в тот же день, хоть по телефону, хоть по факсу или электронной почте.

Примечание. При определении размера аванса, соблюдая требования ст. 136 ТК РФ, следует учитывать фактически отработанное работником время или работу (Письмо Роструда от 08.09.2006 N 1557-6).

Сколько раз в месяц заполнять табель учета рабочего времени? Зарплата начисляется и выплачивается два раза в месяц, означает ли это, что табель нужно сдавать с той же периодичностью? Действительно, по нормам ст. 136 ТК РФ заработная плата должна выплачиваться не реже двух раз в месяц. Но в большинстве случаев начисление зарплаты производится один раз, а вторую выплату организации проводят в виде фиксированной выплаты, так называемого аванса. А для начисления последнего бухгалтерия, как правило, не требует предоставлять табель.

Конечно, к такому порядку не будет придираться ни трудинспекция, ни налоговая, но если следовать букве закона, табель необходимо сдавать два раза в месяц.

Как фиксировать в табеле время вахты, если она длится 15 дней по 11 ч? Для учета продолжительности работы вахтовым методом в таблице условных обозначений табеля установлен буквенный код «ВМ» и цифровой код «05». Поскольку дни междувахтового отдыха предоставляются работнику помимо выходных дней (еженедельного непрерывного отдыха) и оплачиваются в размере дневной ставки (ч. 3 ст. 301 ТК РФ), их следует отмечать в табеле как дополнительные выходные дни (оплачиваемые) буквенным кодом «ОВ» или цифровым кодом «27». Указания по заполнению табеля предусматривают, что при отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (ежегодный отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, периоды выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.), в графах 4 и 6 проставляются только коды условных обозначений. Нижние строки граф остаются пустыми. В дни междувахтового отдыха сотрудники не работают, поэтому в графы 5 и 6 (формы Т-13) эти дни не вносятся.

Как отразить в табеле продолжительность рабочей смены при переходе с летнего времени на зимнее и наоборот? В таком случае в табеле необходимо проставлять фактически отработанное время. Например, если продолжительность ночной смены у работника составляет 7 ч, а в ночь перехода на летнее время графиком предусмотрено 6 ч, в табеле учета рабочего времени также нужно отразить 6 ч работы в ночное время. Соответственно, при переходе на зимнее время дополнительный час работы также нужно отразить в табеле, то есть если продолжительность ночной смены у работника составляет 7 ч, а в ночь перехода на зимнее время графиком предусмотрено 8 ч, в табеле учета рабочего времени нужно отразить именно 8 ч работы. При этом не забудьте сделать доплату за работу в ночное время, ведь на него приходится дополнительный час работы.

Нужно ли отражать неполные часы, отработанные работником? Если продолжительность рабочего времени составляет целые часы, то минуты можно не указывать, проставляя только количество часов, например, 6 или 8. Если же продолжительность рабочего дня составляет часы с минутами, нужно указывать и полные, и неполные рабочие часы. В табеле рабочий день продолжительностью 8 ч 12 мин в табеле может быть отмечен и «8.12» (8 ч 12 мин), и «8,2» (8 и две десятых часа). Довольно часто работодатели за счет сокращения времени обеденного перерыва сокращают продолжительность работы в пятницу. В таком случае в табеле необходимо проставлять с понедельника по четверг «8.15», а в пятницу «7».

Нужно ли вести табель, если учет рабочего времени осуществляется с помощью турникетов со специальной программой? Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.), машина проставить их не сможет.

Кроме этого, формы табеля содержат реквизит «Личная подпись», значит, вести их в электронном виде неправомерно.

Поэтому применение электронной системы учета рабочего времени не освобождает организацию от обязанности вести табель учета.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector