Юридические советы

Акт проверок по списанию гсм

Применение акта на списание горюче-смазочных материалах (ГСМ) происходит на всех предприятиях и организациях, которые имеют на балансе транспортную технику, держат в штате водителей и несут затраты на приобретение необходимых расходных средств для автомобилей. В понятие «горюче-смазочные материалы» входят:

  • бензин,
  • масло,
  • тормозная жидкость,
  • различного рода смазки и т.д.,

то есть, по сути, все те жидкости, без которых не может обойтись ни одна транспортная единица.

Для чего нужен акт на списание ГСМ

Акт относится к первичной документации и имеет большое значение для бухгалтерского и налогового учета организации. Он позволяет подсчитать расходы, произведенные компанией на горюче-смазочные материалы, чтобы впоследствии минусовать их из прибыли, снизив таким образом базу налогообложения.

Следует отметить, что помимо акта на списания для проведения этой процедуры необходимо иметь еще один документ: путевой лист водителя, который подробнейшим образом отражает сведения о затраченных горюче-смазочных материалах, пройденном километраже, времени, проведенном в дороге и прочие данные.

Путевые листы должны выдаваться в начале рабочего дня, после которого водители обязаны передавать их в бухгалтерию (с авансовым отчетом, в котором регистрируются траты наличных средств, выданных на ГСМ, а также чеками и квитанциями).

Утверждение комиссией

Для того, чтобы законно провести списание горюче-смазочных материалов, а также правильно оформить акт, в организации должна быть создана специальная комиссия в составе не менее двух человек. Для ее назначения руководитель предприятия выпускает отдельный приказ. В состав комиссии должны входить сотрудники различных подразделений, а также материально-ответственное лицо. При этом желательно выделить в комиссии председателя и рядовых членов.

В задачи комиссии входят сверка фактических расходов ГСМ с установленными в компании нормами (при этом следует отметить, что для каждого вида транспорта они свои и должны утверждаться отдельно), проведение тестовых выездов с водителями для проверки размеров ежедневного расхода горючего, масла и т.п., а также сбор путевых листов за отчетный период.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Создание комиссии требуется только в крупных организациях, предприятия малого бизнеса могут обходиться без этого: здесь для списания ГСМ достаточно простого решения руководителя фирмы оформленного в письменном виде.

Правила составления акта на списание ГСМ

Стандартного унифицированного, обязательного к применению образца акта на списание горюче-смазочных материалов нет. Организации и предприятия имеют полное право выбрать один из двух основных способов:

  • каждый раз по мере надобности составлять документ в произвольном виде (но это не очень-то удобно),
  • исходя из своих потребностей разработать шаблон документа самостоятельно (в этом случае его следует утвердить в учетной политике фирмы).

Однако, вне зависимости от того, какой именно вариант оформления бланка акта для списания ГСМ будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых правил. В частности, в нем надо обязательно указывать:

  • наименование предприятия,
  • дату составления документа,
  • данные о водителе,
  • данные о марке и государственном номере автомобиля,
  • полный перечень списываемых товаров (с указанием количества и цены).

При этом информацию о списываемых горюче-смазочных материалах лучше всего оформлять в виде таблицы.

К заполнению акта важно относиться очень внимательно и даже щепетильно, нужно стараться избегать ошибок, не вносить в документ недостоверные сведения, которые могут привести к наказанию со стороны надзорных органов.

Правила оформления акта

Акт может быть оформлен на фирменном бланке организации или же не обычном листе А4 формата – это роли не играет, как и то, составлен он в рукописном виде или же напечатан на компьютере.

Непреложное условие одно: он должен содержать оригиналы подписей ответственных за списание лиц.

Печать на акте ставить также необязательно, так как с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применения печатей и штампов в своей деятельности.

После составления акта на списание ГСМ и принятия его в бухгалтерском и налоговом учете компании, документ передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться установленное законом время.

Читайте также:  Куда подавать документы для регистрации ип

Пример составления акта на списание ГСМ

  1. Вначале акта справа или слева (не имеет значения) отводится место для утверждения руководителем компании, укзывают название предприятия и дату составления акта.
  2. Далее посередине вписывается наименование документа и коротко обозначается его смысл (в данном случае это «списание ГСМ»).
  3. После этого в акт вносится состав комиссии с указанием должностей сотрудников, а также их персональных данных.
  4. Следующее, что нужно отметить: период, за который происходит списание горюче-смазочных материалов, а также марку и гос номер конкретного автомобиля.
  5. Ниже идет таблица. В нее вписываются
    • горюче-смазочные материалы, подлежащие списанию,
    • их количество (в литрах),
    • утвержденная на предприятии норма их расходования,
    • фактический расход,
    • стоимость.

    В тех строках, которые остаются незаполненными, нужно поставить прочерки.

  6. Под таблицей следует отметить направление расхода: в данном случае, это «нужды организации», а также прилагаемые к акту документы (здесь указаны путевые листы в хронологическом порядке по номерам).
  7. В завершение акт следует удостоверить подписями всех членов комиссии с расшифровками автографов.
  8. Горюче-смазочные материалы (ГСМ) – это особый вид производственных запасов, к которому относятся топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), специальные жидкости (тормозные и охлаждающие) (п. 3 Методических рекомендаций, утв. Минсельхозом 16.05.2005). Вопросы бухгалтерского учета ГСМ актуальны для всех организаций, которые арендуют или используют собственные транспортные средства.

    Одной из основных задач учета ГСМ является правильное и своевременное документальное оформление операций и обеспечение достоверных данных по отпуску горюче-смазочных материалов. Документ, которым обычно оформляется списание ГСМ, — это соответствующий акт. Как такой акт составить, расскажем в нашей консультации.

    ГСМ: списываем, оформляем и учитываем в расходах

    Если у организации есть собственный транспорт, ГСМ-расходы на него она может учесть при налогообложении прибыли (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом нормировать такие расходы необязательно. НК РФ не требует, чтобы организация руководствовалась «Нормами расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (утв. Распоряжением Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р ) при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль (Письмо Минфина от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875). С другой стороны, в целях контроля за расходованием и обеспечения сохранности ГСМ, нормы расхода организации обычно утверждают. Ведь в противном случае сложно будет подтвердить величину расходов на ГСМ и обосновать их размер, а применять критерии обоснованности и документального подтверждения расходов организации должны всегда (п. 1 ст. 252 НК РФ). Как произвести расчет норматива расхода топлива, мы рассказывали в нашей консультации и приводили образец соответствующего акта.

    Аналогично, расходы на ГСМ организация может учесть в случае аренды автомобиля (как с экипажем, так и без экипажа), ведь расходы на приобретение топлива и иных ГСМ в общем случае лежат на арендаторе (ст.ст. 636, 646 ГК РФ).

    А вот если работодатель выплачивает работнику компенсацию за использование для служебных поездок его личного легкового автомобиля, то предполагается, что такая компенсация включает в себя и затраты на ГСМ. А потому учесть при налогообложении прибыли дополнительно к компенсации еще и ГСМ-расходы нельзя (Письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366 ).

    В том случае, когда организация может учесть затраты на ГСМ в своих расходах, ей необходимо документально их подтвердить.

    Форма акта на списание ГСМ (образец)

    Законодательством не установлена обязательная к применению форма акта на списание ГСМ. Потому такая форма разрабатывается организацией самостоятельно и утверждается в составе Учетной политики в целях бухгалтерского учета и налогообложения прибыли. Примерную форму акта на списание ГСМ (образец) скачать бесплатно можно по приведенной ниже ссылке. Главное при разработке формы акта обеспечить наличие в нем обязательных реквизитов первичного учетного документа, которые предусмотрены ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ :

    • наименование документа;
    • дата составления документа;
    • наименование организации, составившей документ;
    • содержание факта хозяйственной жизни;
    • величина натурального и денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
    Читайте также:  Обмен трешки на двушку с доплатой

    — наименование должностей лиц, совершивших операцию и ответственных за ее оформление;

    • подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов.

    Обычно такой акт утверждается специально созданной комиссией. Со ссылкой на путевой лист или иной документ, обосновывающий расход ГСМ, в акте указывается по каждому виду расход горюче-смазочных материалов за отчетный период (обычно за месяц). На основании подписанного комиссией акта отражается списание ГСМ в бухгалтерском учете и производится признание затрат на них в целях налогообложения прибыли.

    Приведем для акта списания ГСМ образец его заполнения.

    по проверке правильности списания горюче-смазочных материалов

    в МБУ «Административно-хозяйственный комплекс» за 1 квартал

    22.06.2015г. г. Полысаево

    В соответствии приказом Министерства экономического развития РФ от 01.01.2001 года № 30 «Об утверждении Порядка проведения плановых проверок », на основании постановления Администрации Полысаевского городского округа от 01.01.2001 года № 000 2 «Об утверждении Положения о внутреннем финансовом муниципальном контроле», в соответствии с планом-графиком утвержденным главой Полысаевского городского округа от 01.01.2001 года, с постановлением «О проведении проверки», проведена плановая проверка муниципального бюджетного учреждения « Административно-хозяйственный комплекс» по соблюдению требований законодательства РФ и иных нормативно-правовых актов РФ.

    Цель проверки – предупреждение и выявление нарушений законодательства Российской Федерации в сфере приобретения, учета и списания горюче — смазочных материалов и иных нормативных актов.

    Проверка проведена главным специалистом по внутреннему финансовому муниципальному контролю Холиной Ларисой Николаевной.

    Проверяемый период — с 1 января 2015 года по 30 марта 2015 года.

    Предмет проверки — соблюдения требований законодательства сфере приобретения, учета и списания горюче — смазочных материалов и иных нормативных актов.

    Субъект проверки – муниципальное бюджетное учреждение учреждения « Административно-хозяйственный комплекс» (юридический адрес: 652560, Кемеровская область, ), ) , извещен о начале проведения плановой проверки уведомлением от 01.01.2001 года № 11, источник финансирования – местный бюджет.

    Муниципальное бюджетное учреждение «Административно-хозяйственный комплекс» (сокращенное название — МБУ «АХК») осуществляет свою деятельность с 11.12.2009 года в соответствии с Уставом, утвержденным учредителем . Полысаево.

    Основной целью деятельности МБУ «АХК» г. Полысаево является материально-техническое и хозяйственное обеспечение деятельности администрации города и Полысаевского городского Совета народных депутатов. Осуществляет следующие виды деятельности:

    -транспортное обеспечение деятельности администрации и Совета народных депутатов Полысаевского городского округа,

    -обеспечение хозяйственно-технического обслуживания содержания здания администрации Полысаевского городского округа,

    -обеспечение необходимых организационно-технических условий для трудовой деятельности администрации и Совета народных депутатов Полысаевского городского округа.

    Должностными лицами, ответственными за финансово-хозяйственную деятельность учреждения в проверяемом периоде являются: директор , главный бухгалтер .

    1. По состоянию на 01.01.2015 г постоянно действующий подвижной состав МБУ «АХК» составляет 11 единиц транспорта, в том числе:

    2. Toyota LC -100

    3. Toyota Corolla

    7. Лада 2114 с674 АО

    8. Лада 2114 с064 АХ

    9. Лада 2114 м672 АО

    10. Лада 2114 м364 АО

    11 .ВАЗ 2110 а713 НУ

    В 1 квартале 2010 года на поставку нефтепродуктов для МБУ «АХК» г. Полысаево с -Корпоротивные продажи» заключен муниципальный контракт .315916 на сумму 390645 рублей и муниципальный контракт -445619 с ОЙЛ» на сумму 407585 рублей. Всего приняты бюджетные обязательства в 1 квартале на сумму 281016,80 рублей.

    Заправка автомобилей топливом производится на автозаправочных станциях -Корпоротивные продажи» и «Перекресток ОЙЛ» по лимитно-заборным ведомостям с указанием отпущенного количества по каждому водителю. Со всеми водителями заключены договоры о полной индивидуальной материальной ответственности. Приобретение ГСМ осуществлялось путем безналичного перечисления ( по пластиковым картам). Ежемесячно топливные компании предоставляют учреждению информационный отчет, который содержит данные об отпущенном по карточке бензине.

    В проверяемом периоде оплата за горюче-смазочные материалы производилась безналичным путем на основании счетов-фактур за оказанные услуги, в т. ч:

    — сч/ф — 2817,08 л на сумму 88316,52 рублей;

    — сч/ф — 3268,85 л на сумму 101738,63 рублей;

    — сч/ф — 3134,90 л на сумму 97089,88 рублей.

    Всего в 1 квартале 2015 года получено 9220,8 л ГСМ на сумму 287145,03 рублей, оплачено за поставку ГСМ в полном обьеме, кредиторская задолженность отсутствует.

    Читайте также:  Гарантия мвидео на телефон

    2. Главой Полысаевского городского округа согласованы лимиты на потребления горюче-смазочных материалов на 2015 год. В целях минимизации расходов бюджета и контроля за рациональным потреблением МБУ «АХК» в 1 квартале 2015 года утвержден лимит потребления ГСМ в количестве 12430 литров. Фактический расход ГСМ за 1 квартал 2015 года составил 9220,32 л., т. е. не превысил лимит потребления.

    Бюджетный учет движения ГСМ ведется на счете 01050 «Горюче-смазочные материалы», на данном счете учитываются все виды топлива, согласно инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом МФ РФ от 01.01.2001г № 000н, с применением программного продукта «1 С-бухгалтерия».

    3. В МБУ «АХК» нормы расхода топлив и смазочных материалов на автотранспорт утверждены приказом директора в соответствии с распоряжением Минтранса от 01.01.2001 № АМ-23-1 «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте». Списание горюче-смазочных материалов на расходы организации производится по фактическому расходу, но не выше утвержденных норм расхода ГСМ. Списание масел производится по утвержденным нормам на 100 л расхода топлива. Нарушений в списании ГСМ не установлено.

    Пройденный километраж соответствует километражу, указанному в актах на списание ГСМ. Данные путевых листов о пробеге, движении горючего и остатках ГСМ соответствуют данным бухгалтерского учета. Для достоверности данных о пробеге автомобилей бухгалтером производится снятие показаний спидометра. Списание ГСМ производится согласно заполненным путевым листам. Путевой лист выписывается в одном экземпляре, срок действия один день. Контроль правильности оформления путевых листов осуществляет механик Пронин приказу Министерства Транспорта от 01.01.2001 г. № 000 путевой лист должен содержать пять обязательных реквизитов. В нарушение этого в путевых листах №№ 000 от 27.02.15,0310 от 26.02.15,0300 от 25.02.15,0149 от 02.02.15,0156 от 03.02.15,0166 от 04.02.15, 0314 от от27.02.15, 0304 от 26.02.15,0264 от 19.02.15,0254 от 18.02.15,0244 от 17.02.15,0134 от30.01.15,0107 от 27.01.15 отсутствует время возвращения в гараж. В путевых листах 0314 от 27.02.15, 0274 от 20.02.15, 0264 от 19.02.15.0254 от 18.02.15,0244 от 17.02.15, 0235 от 16.02.15,0208 от 11.02.15, 0190 от 09.02.15,0322 от 27.02.15,0252 от 17.02.15,0131 от 30.01.15, 0122 от 29.02.15- отсутствует заключение после рейсового медицинского осмотра. В путевом листе от 13.01 15 отсутствует номер путевки, а так же время выезда и возвращение в гараж. По путевым листам 0204 от 10.02.15, 0239 от 16.02.15, 0249 от 17.02 15, 0259 от 18.01.15,0289 от 24.02.15, 0319 от 27.02.15 — маршруты следования водителями расписываются нерегулярно.

    Исходя из позиции Минфина России, изложенной в Письме -03-04/1/129, а также позиции Росстата России, изложенной в Письме , отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования служебного автомобиля, являющейся обязательной, не допускается. Отсутствие такой информации не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Следовательно, путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов. Целесообразнее в путевом листе отражать информацию о конкретном месте следования автомобиля, т. е. не только город, но и организацию. Данная информация позволяет судить об использовании автомобиля сотрудниками организации в служебных целях.

    Выводы и предложения

    1. Проводить учет ГСМ в бухгалтерии в соответствии с инструкцией 25н.

    2. Заполнение путевых листов осуществлять в соответствии с приказом Министерства Транспорта РФ от 01.01.2001 г. № 000, Федеральным законом от 01.01.2001 г. № 000 ФЗ « О бухгалтерском учете».

    3. При расчете расхода бензина основываться на распоряжение Министерства Транспорта РФ от 01.01.2001 г. № АМ-23-р.

    4. В путевом листе отражать информацию о конкретном месте следования автомобиля, т. е. не только город, но и организацию, согласно разъяснениям Федеральной службы государственной статистики от 01.01.2001 г. № ИУ-09-22257 и Министерства финансов РФ от 01.01.2001 года № 03-03-041129.

    Главный специалист по внутреннему

    финансовому муниципальному контролю

    Полысаевского городского округа

    Копию акта получил «____»________2015 г._______ ________

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

    Adblock detector